ساختار شكست كار (WBS) چيست ؟
آيا تاكنون براي انجام كارهاي شخصي روز آينده خود آنها را دسته‌بندي كرده‌ايد ؟ اگر اينگونه بوده در حقيقت شما نيز براي مديريت پروژه كارهاي انجام نشده فردا از WBS كمك گرفتهايد .
در اين گام ، دو نوع ساختار شكست كار براي هر پروژه تعريف مي‌نماييم :
1 - ساختار فيزيكي اقلام قابل تحويل (PCWBS):
ساختار فيزيكي تقسيم كار پروژه (PCWBS), تجزيه سلسله مراتبي و سطح به سطح يك پروژه به اقلام قابل تحويل (Deliverables) است و اقلام قابل تحويل , خروجيهايي هستند كه در انتهاي پروژه تحويل مي‌گردند كه مي‌توانند محصولات , تجهيزات , ماشين‌آلات ، تسهيلات ، سخت‌افزار , نرم‌افزار , دستورالعملها و مدارك يا مجموعه‌اي از آنها باشند. عناصر PCWBS هميشه با اسم تعريف مي‌شوند نه با فعل .
هدف از تهيه اين ساختار عبارتست از :
1- شكستن محدوده كار به اجزاء كوچكتر و قابل‌مديريت كه اين اجزاء قابل پيش‌بيني , برنامه‌ريزي . قابل تخصيص به فرد يا افراد مسئول و يا دپارتمان ، جهت تشكيل مي‌باشند.
2- ايجاد همزباني بين صاحبان ، پيمانكاران , مشاورين و دست‌اندركاران پروژه .
3- به حداقل رساندن احتمال ناديده گرفته شدن بخشي از پروژه .
1- احراز اطمينان از بررسي تمامي اقلامي كه بدون تكرار شدن در انتهاي پروژه مي‌بايست تحويل گردند .
مهمترين روشهاي تقسيم و تفكيك اقلام پروژه عبارتند از :
1- بر اساس واحدهاي فيزيكي : يعني اقلام هر سطح بر اساس مشخصات فيزيكي آن تقسيم‌بندي مي‌شوند.
2- بر اساس تقسيمات جغرافيايي : در صورتيكه پروژه به مكانهايي كه در آنها انجام مي‌شود بستگي داشته باشد , تقسيم اقلام پروژه بر اساس مكانهاي جغرافيايي انجام خواهد شد .
3- بر اساس سلسله مراتب زماني : در اين روش توالي انجام هر فاز پس از ديگري مدنظر قرار مي‌گيرد و اقلام قابل تحويل هر فاز پيش‌نياز انجام فازهاي بعدي مي‌باشند .
4- بر اساس ساختار سازماني : در اين روش ساختار پروژه و ساختار سازماني بر يكديگر منطبق مي‌شوند . به عبارتي اقلام پروژه به واحدهاي سازماني مسئول هر يك شكسته مي‌شود . در اين روش نام واحدها و سازمانهاي سهيم در اجراي پروژه در سطح دوم نمودارPCWBS قرار مي‌گيرد .
قابليتها و مشخصات PCWBS عبارتند از :
1- جمع‌پذيري .
2- بررسي از بالا به پايين تا محصولي از قلم نيفتد .
3- هدايت طبيعي برنامه‌ريزي از اقلام به فعاليتها .
4- ايجاد زمينه نظارت بر پروژه .
5- تاكيد داشتن بر چيزها (Things) نه فعاليتها (Activities) .
2 - ساختار عملياتي تقسيم كار پروژه ( FWBS or Functional WBS)
ساختار عملياتي شكست كار ، تجزيه سلسله مراتبي و سطح به سطح عمليات يك پروژه است ؛ منظور از عمليات , تلاش و انرژيي است كه جهت بدست آوردن اقلام قابل تحويل پروژه موردنياز خواهد بود ؛ اين تلاش و انرژي در قالب تخصصها و رده‌هاي تخصصي مختلف نمايان و مستند مي‌شود . پروژه بايستی به چند مرحله كاملا متمايز دسته‌بندی گردد و چون كليه فعاليتهای خروجی در هر مرحله , ورودی برای مرحله بعدی می‌باشد بايستی كليه تغييرات در هر مرحله تحت كنترل درآيند .
معيارهاي تقسيم FWBS عبارتند از :
1- ساختار سازماني : در صورتيكه بر اساس Function سازماندهي شده باشد .
2- ماهيت كارها : در اين معيار عمليات موردنياز جهت تكميل و تحويل هر يك از اقلام PCWBS بررسي و سپس اين عمليات گروه‌بندي مي‌شوند .
3- چرخه عمر پروژه (Project life cycle) : مهندسي , تداركات , ساخت , نصب و راه‌اندازي .
1- عناصر FWBS به صورت فعل هستند و نه اسم .
2- لازم نيست كه سطح شكست در تمامي عمليات به يك اندازه باشد ؛ يك عمليات ممكن است كه تا سطوح بسيار تفضيلي شكسته شود در حاليكه عمليات ديگر در سطح كلي تعريف گردد .
3- FWBS را بر اساس سطحي كه مديريت و كنترل خواهد شد (كنترل عبارتست از تجزيه‌وتحليل موجود , مقايسه برنامه با عملكرد و تصميم‌گيري در موارد بعدي) و يا بر اساس سطحي كه نظارت خواهد گرديد تهيه مي‌شود . (نظارت عبارتست از جمع‌آوري داده‌ها و ارايه گزارشات .)