فازهاي انجام پروژه كدامند ؟
رويكرد انجام پروژه به پنج فاز تقسيم مي‌شود . در اين گام به بيان خلاصه‌اي از اين مراحل خواهيم پرداخت :
فاز اول : آغازپروژه
فاز آغازين پروژه ، بر چگونگي پيدايش ديد نسبت به پروژه و تعيين اهداف تاكيد دارد . در اين فاز ، برخي عناصر كليدي مجزا گردهم آمده ، هسته اوليه تيم پروژه را ، براي آغاز فاز دوم تشكيل مي‌دهند . مراحل عمده اين فاز عبارتند از :
· تشخيص اينكه يك پروژه بايد انجام‌شود .
· تخمين اينكه پروژه چه‌چيز را بايد ارائه‌دهد .
· تعريف اهداف كلي پروژه .
· تعيين انتظارات كلي مشتريان ، مديريت و ساير افراد مهم درگير .
· تعيين محدوده كلي پروژه .
· انتخاب اعضاي اوليه تيم‌پروژه .
فاز دوم : برنامه‌ريزي
فاز برنامه‌ريزي‌پروژه شامل تعيين منابع لازم براي انجام پروژه ، برنامه‌ريزي ، زمانبندي و تهيه بودجه پروژه است . از فعاليت‌هاي مهم اين فاز تبديل اهداف به فعاليت‌هاي ملموس و تشكيل گروه‌هاي كاري براي انجام اين فعاليت‌هاست . مراحل عمده اين فاز عبارتند از :
· پالايش محدوده پروژه ، به‌معناي برقراري تعادل بين سه عامل نتيجه (كيفيت) ، زمان و منابع (هزينه) .
· تهيه فهرست فعاليت‌هايي كه براي دست‌يابي به اهداف پروژه لازم‌الاجرا مي‌باشند .
· تعيين بهترين شكل توالي فعاليتها .
· تهيه يك برنامه و بودجه كارا جهت تخصيص منابع به فعاليتها .
· گرفتن تاييديه‌هاي لازم براي برنامه پروژه .
فاز سوم : اجرا
فاز اجراي پروژه شامل فعاليت‌هاي هماهنگ‌سازي و راهبري تيم پروژه به‌سوي انجام موثر فعاليت‌هاي پروژه ، مطابق برنامه به‌دست‌آمده در فاز پيشين است . در اين بخش ، بر روي انجام درست كار توسط منابع تاكيد مي‌گردد . برخي فعاليت‌هاي مهم اين فاز عبارتند از:
· رهبري تيم پروژه .
· برگزاري جلسات با اعضاء تيم .
· ارتباط با افراد مهم درگير .
· حل‌وفصل مناقشات و درگيري‌هايي كه در طول اجراي پروژه پديد مي‌آيند .
· تامين منابع موردنياز (پول ، نيروي‌انساني ، تجهيزات) براي اجراي درست برنامه پروژه .
فاز چهارم : هدايت و كنترل
فاز كنترل ، مرحله‌ايست كه در آن بر چگونگي انجام پروژه نظارت مي‌شود . در واقع اين فاز و فاز قبل همزماني‌هايي دارند و كل فازهاي دوم تا چهارم تشكيل يك چرخه مي‌دهند . در اين مرحله به اندازه‌گيري ميزان دست‌يابي به اهداف تعيين‌شده پرداخته ، فرمانهايي براي منطبق‌كردن مجدد اجرا بر برنامه و حذف مغايرت‌هايي كه بر نتايج پروژه و زمان تحويل يا كيفيت آنها اثر دارد ، صادر مي‌شوند . تاكيد اين فاز بر روي چگونگي برخورد موثر مدير با تاخيرات ناخواسته ، تخطي از سقف بودجه يا تغيير محدوده پروژه است . در اين فاز است كه مدير بايد بهترين گزينه را براي حل مشكلات پروژه انتخاب كند . مراحل اين فاز عبارتند از :
· نظارت بر اجرا و گزارش اختلاف‌ها با برنامه .
· اتخاذ تصميمات اصلاحي براي منطبق كردن اجرا با برنامه .
· دريافت ، ارزش‌گذاري و تصميم درباره تغييرات پروژه كه ازسوي افراد مهم درگير يا اعضاي تيم پروژه پيشنهاد مي‌شوند .
· برنامه‌ريزي مجدد پروژه در صورت نياز .
· تطبيق سطوح منابع در صورت نياز .
· اصلاح محدوده پروژه .
· بازگشت به برنامه براي تطبيق نتايج و اهداف و گرفتن تاييديه‌هاي لازم .
فاز پنجم : بستن پروژه
آخرين فاز پروژه ، بستن پروژه است ؛ زماني كه بازتاب همه فعاليتها و تلاش‌هاي انجام‌شده را مي‌توان ديد . بي‌شك مهمترين فاز پروژه ، بستن آن است و هنر مدير در اتمام موفقيت‌آميز پروژه است . اغلب پايان پروژه با تمام شدن بودجه و مناقشات پيمانكار و كارفرما همراه است . گرفتن تاييديه قبول نتايج پاياني پروژه ، مهمترين فعاليت اين فاز است ؛ مراحل فاز بستن پروژه :
· كسب و مستند كردن نتايج و دانش .
· بازبيني روند اجراي پروژه و نتايج با تيم پروژه و افراد مهم درگير .
· توقف عمليات اجرايي و انحلال تيم پروژه .
· بازبيني تجربيات پروژه .
· نوشتن گزارش نهايي پروژه .
لازم به ذكر است فازهاي دو تا چهار يعني برنامه‌ريزي ، اجرا و كنترل در يك چرخه قرار دارند ؛ اين به دليل ماهيت وابستگي دروني اين فازها به يكديگر است . مثلا گاهي لازم است تا برنامه پروژه با توجه به تجربيات بدست‌آمده در حين اجرا ، يا بواسطه تغييرات پديدآمده در طول پروژه ، اصلاح شود و نتايج اصلاح مجددا براي اجرا ارسال گردد .