مدیریت و کنترل پروژه

قسمت دوم :(Earned Value)

پيشرفت و تعابير مختلف آن

اگرچه به نظر مي‌رسد پيشرفت يك پروژه از بديهيات مي‌باشد براي شروع به كار ابتدا لازم است تعبير و تعريف روشني از پيشرفت پروژه‌ها بدست آورد، چرا كه بر اساس تعابير و اهداف مختلف ميزان پيشرفت پروژه تعريف متفاوتي مي‌يابد.

هر پروژه‌اي براي توليد محصولات مشخصي تعريف مي‌شود. براي توليد اين محصولات‌كاري لازم است زمان مشخصي صرف شود و منابعي بكار برده شوند كه مستلزم انجام هزينه هستند. در بررسي ميزان پيشرفت پروژه ممكن است هريك از اين موارد مد نظر قرار گيرد.

مقدار محصولات توليد شده

در اين مورد مقدار محصولات توليد شده مشخص مي‌شوند و ميزان پيشرفت به صورت نسبت محصولات توليد شده به كل محاسبه مي‌شود. براي مثال اگر پروژه رنگ آميزي ديوار باشد نسبت مساحت رنگ‌شده به كل مساحت ميزان پيشرفت را مشخص مي‌كند.

مقدار زمان صرف شده

در اين روش مقدار زمان صرف شده به كل زمان معيار محاسبه قرار داده مي‌شود.

مقدار هزينه انجام شده

اين روش بر اساس محاسبه‌ي هزينه‌هاي انجام شده به كل هزينه پيشرفت پروژه را محاسبه مي‌كند.

به اين ترتيب سه تعريف مختلف از پيشرفت پروژه به شكل زير ارائه مي‌شود:

پيشرفت فيزيكي: مقدار محصولات توليد شده به كل محصولات.

پيشرفت ريالي: مقدار هزينه انجام شده به كل هزينه.

پيشرفت زماني: مقدار زمان صرف شده به كل زمان.

اگرچه بعضا سعي مي‌شود يكي از اين تعاريف بر ديگري برتري داده شود ولي روشن است هريك از تعريف‌هاي فوق، بسته به منظور و نقطه نظرهاي متفاوت مي‌تواند درست باشد. براي مثال از نقطه نظر كارفرماي يك پروژه ممكن است پيشرفت فيزيكي مهم باشد چرا كه ميزان محصولات واقعي پروژه را نشان مي‌دهد. در حاليكه مدير پروژه ممكن است علاقه‌مند به زمان باقيمانده باشد. و از نقطه نظر مديريت مالي ممكن است هزينه‌هاي انجام شده اهميت پيدا كند.

در خصوص پيشرفت‌هاي زماني و فيزيكي لازمست توجه شود كه معمولا اين دو ميزان مختلف پيشرفت در غالب فعاليت‌هاي كلي و پروژه‌ها مطرح مي‌شود، و معمولا در رابطه با يك فعاليت ريز اين دو پيشرفت يكسان در نظر گرفته شده و غالبا پيشرفت فيزيكي مد نظر قرار مي‌گيرد. اهميت محاسبه پيشرفت فيزيكي در فعاليت‌هاي كلي و پروژه‌ها آنست كه در حاليكه براي يك فعاليت ريز ممكن است مقدار محصول توليد شده را مستقيما اندازه گرفت،‌ در يك فعاليت كلي‌تر از آنجاييكه ممكن است محصولات مختلفي در آن توليد شوند، چگونگي يكسان سازي واحد اين محصولات براي انجام محاسبات باعث بروز اشكال در محاسبه پيشرفت فيزيكي مي‌شود. مفهوم درصدهاي وزني در واقع براي رفع اين مشكل بوجود مي‌آيد، كه بر اساس آن مي‌توان پيشرفت فعاليت‌هاي مختلف را با هم جمع كرده پيشرفت پروژه را محاسبه كرد.

نكته‌اي كه به ابهام‌هاي موجود در اين زمينه دامن مي‌زند آنست كه ظاهرا در نرم‌افزارهاي كنترل پروژه نظير مايكروسافت پراجكت اين تعريف‌ها به صورت مشخصي در نظر گرفته نشده‌اند و لابد اين بدان معناست كه شايد اين تعابير درست نباشند.

در اين مطلب سعي مي‌شود چگونگي مشخص كردن مقادير مختلف پيشرفت در نرم‌افزار مايكروسافت پراجكت معرفي شود.

چگونگي محاسبه‌ي پيشرفت پروژه در مايكروسافت پراجكت

فيلد درصد پيشرفت (%Complete) در مايكروسافت پراجكت بر اساس تعابير زماني محاسبه مي‌شود. از اين نقطه نظر درصد پيشرفت يك فعاليت عبارتست از مقدار زمان صرف شده به كل زمان. فعاليت هنگامي به پايان مي‌رسد كه مدت مشخص در نظر گرفته شده براي آن به پايان برسد.

مدت زمان (Duration) براي يك فعاليت زمان كاري بين تاريخ شروع و پايان آن مي‌باشد. با وارد كردن هر يك از مقادير درصد پيشرفت، يا زمان واقعي صرف شده (Actual Duration) مايكروسافت پراجكت مقدار ديگر را به روشي محاسبه مي‌كند كه همواره رابطه:

%Complete = Act. Duration / Duration

صادق باشد.

درصد پيشرفت براي فعاليت‌هاي خلاصه (Summary) به روش زير محاسبه مي‌شود:

%Complete (Summary) = Sum of Act. Durations / Sum of Durations

مثال: اگر پروژه‌اي با دو فعاليت به شكل زير تعريف شود:

درصد پيشرفت در سطح پروژه (فعاليت خلاصه) به شكل زير محاسبه شده است:

%Complete = (63%*6 + .05*8) /(6+8) = 34%

بطور مشخص اين روش محاسباتي نوعي ميانگين وزني است كه در آن وزن فعاليت‌ها همان مدت آنهاست.

درصدهاي وزني

در صورتيكه به هر دليل لازم باشد از معيار ديگري (اوزان انتخابي) براي محاسبات پيشرفت فعاليت‌هاي خلاصه باشد، به نظر مي‌رسد مايكروسافت پراجكت فاقد توانايي لازم براي انجام چنين محاسباتي باشد.

روشي كه در اين مقاله براي شبيه‌سازي درصدهاي وزني پيشنهاد مي‌شود استفاده از فيلد هزينه (Cost) براي اين منظور است. فرض كنيد در مثال بالا وزن فعاليت اول 75 و فعاليت دوم 25 باشد. اگر هزينه اين دو فعاليت به ترتيب 75 و 25 تعريف شود. به حالت زير خواهيم رسيد:

كه در آن:

48.50 = (.63 * 75 + .05*25)/(75+25)

مشخصا در اين وضعيت ميزان هزينه واقعي با روشي مشابه ميانگين وزني كه در آن اوزان فعاليت‌ها، ‌هزينه آنهاست محاسبه شده است. از آنجاييكه هزينه كل 100 واحد است در واقع مقدار Actual Cost همان درصد پيشرفت با معيار درصدهاي وزني را نشان خواهد داد.

به اين ترتيب با روشي ساده مي‌توان مفهوم درصدهاي وزني را با استفاده از فيلد هزينه شبيه سازي كرد. البته اين روش احتمالا باعث خواهد شد تا استفاده كننده امكان انجام محاسبه عادي هزينه‌ها را از دست بدهد. در ادامه نشان خواهيم داد چگونه فيلدهاي BCWS و BCWP كمك مي‌كنند تا از اين اشكال اجتناب شود.